Sygnaliści

Nhood Services Poland przywiązuje szczególną wagę do wartości naszej firmy i udoskonalania miejsca pracy, działającego zgodnie z prawem i zasadami uczciwości.

Mamy jednak świadomość, że ryzyko wystąpienia nieprawidłowości jest nieuniknione, dlatego naszym priorytetem jest wykrywanie i ujawnianie wszelkich nadużyć.

W tym celu powstał kanał do zgłaszania nieprawidłowości, który zapewnia poufność bez ryzyka działań odwetowych ze strony osób, których nieetyczne zachowania podlegają ujawnieniu.

Jeżeli chcecie zgłosić nieprawidłowości w Nhood Services Poland, możecie to zrobić otwierając na naszej stronie zakładkę zgłoś naruszenie, gdzie automatycznie zostaniecie Państwo przekierowani na stronę aplikacji zgłoszeniowej pod adresem: https://nhood.integrityline.com/frontpage

Zgłoszenia mogą być jawne lub anonimowe. Zapewniamy, że każde z nich zostanie rzetelnie sprawdzone i posłuży do usprawnienia funkcjonowania Nhood Services Poland.

Poniżej znajdziecie Państwo skrót procedury zgłaszania nieprawidłowości oraz instrukcję dokonywania zgłoszeń.

Skrót procedury:

1. Celem procedury jest uregulowanie zagadnień związanych z ujawnianiem przypadków naruszeń prawa w Nhood Services Poland poprzez zapewnienie transparentnego procesu przyjmowania zgłoszeń i rzetelnego prowadzenia działań następczych, a także ochrona osób zgłaszających naruszenia – Sygnalistów.
2. Spółka podejmuje działania na podstawie ustawy z 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów oraz wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Spółka wykonuje również swoje obowiązki zgodnie z RODO.
3. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia podając swoje dane albo anonimowo.
4. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia prawa w obszarach szczegółowo opisanych w procedurze dotyczące zarówno przepisów Unii Europejskiej, jak i przepisów krajowych lub standardów etycznych obowiązujących w Nhood Services Poland określonych w Kodeksie Etycznym Partnerów Nhood.
5. Zgłaszającym jest osoba fizyczna, która działając w dobrej wierze, zgłasza informację o naruszeniu prawa w Nhood Services Poland uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistami mogą być m.in. pracownicy lub byli pracownicy, kandydaci do pracy, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy czy stażyści i wolontariusze. Zgłoszenia mogą również dokonać osoba pracująca pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy Nhood Services Poland.
6. Zgłoszenia naruszenia w Spółce dokonuje się za pośrednictwem wewnętrznego kanału zgłoszeniowego, jakim jest aplikacja Speak-Up dostępna na stronie https://nhood.integrityline.com/frontpage
7. Zgłoszenia rozpoznawane są przez członków zespołu powołanych w tym celu przez Zarząd Nhood Services Poland.
8. Osoba uprawniona do przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od daty wpłynięcia zgłoszenia potwierdza jego przyjęcie, następnie przesyła informację o zgłoszeniu członkom zespołu do jego rozpoznania. Koordynator ds. zgodności dokonuje wstępnej weryfikacji i w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wszczyna postępowanie wyjaśniające.
9. Wyniki postępowania powinny być przedstawione zgłaszającemu w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy.
10. Nadzór nad czynnościami związanymi z przyjęciem, wstępną weryfikacją oraz postępowaniami wyjaśniającym pełni Dyrektor ds. Zgodności. Ostateczną decyzję co do realizacji rekomendacji przedstawionych przez członków zespołu podejmuje Dyrektor ds. Zgodności.
11. Koordynator informuje sygnalistę o podjętych działaniach następczych.
12. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
13. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. Zasady i tryb dokonania takiego zgłoszenia określa Ustawa.
14. Wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, obowiązuje bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych.

Ochrona danych osobowych w procesie zgłaszania naruszeń

1. Imię i nazwisko zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości (dane osobowe) mają charakter poufny i nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego lub za zgodą sądu, jeżeli jest to niezbędne dla wszczęcia lub prowadzenia postępowania w sprawie naruszenia, dla ochrony ważnego interesu publicznego lub dla ochrony praw innych osób.
2. Jeżeli zgłaszający zdecyduje się dokonać zgłoszenia podając swoje dane osobowe, wówczas Administratorem danych osobowych zgłaszającego będą (jako niezależni administratorzy):

1) Spółka pod firmą NHOOD HOLDING S.A.S., prostą spółkę akcyjną prawa francuskiego z siedzibą w Villeneuve D’Ascq, adres: 243-245 Rue Jean Jaurès, 59650 Villeneuve D’Ascq, France, zarejestrowaną w rejestrze handlowym prowadzonym przez Sąd Metropolitarny w Lille (Francja) pod numerem SIREN 888 171 568, w zakresie przyjęcia zgłoszenia oraz potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia;

oraz

2) Spółka pod firmą Nhood Services Poland sp. z o.o. z siedzibą Warszawie, ul. Polna 11, 00-633 Warszawa, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000694184, NIP: 1231368746, REGON: 368279540 w zakresie prowadzenia postępowania wyjaśniającego i podjęcia działań następczych.

3. Z administratorami można się skontaktować w we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, w następujący sposób:

1) z NHOOD HOLDING S.A.S.:

korespondencyjnie na adres: 243-245 Rue Jean Jaurès, 59650 Villeneuve D’Ascq, France

przez email: dpo@nhood.com

2) z Nhood Services Poland Sp. z o.o.

korespondencyjnie na adres: ul. Polna 11, 00-633 Warszawa

przez e-mail: rodo@nhood.com

4. Dane osobowe zgłaszającego będą przetwarzane zgodnie ze zgodą wyrażoną przez zgłaszającego przy zgłoszeniu za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Ponadto przetwarzamy dane osobowe zgłaszającego w zakresie, w jakim jest to konieczne do wypełnienia zobowiązań wynikających z przepisów prawa. Dotyczy to w szczególności zgłoszeń z zakresu prawa karnego, prawa konkurencji, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Wreszcie, Państwa dane osobowe będą przetwarzane, jeśli będzie to konieczne do ochrony uzasadnionych interesów Nhood Services Poland lub osoby trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Mamy uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych w celu zapobiegania naruszeniom i ich wykrywania w Nhood Services Poland, weryfikacji zgodności z prawem procesów wewnętrznych oraz ochrony integralności Nhood Services Poland.

5. Podanie danych nie jest konieczne do rozpatrzenia zgłoszenia. W przypadku ich niepodania, zgłoszenie będzie rozpatrywane anonimowo.
6. Każdej osobie przysługuje prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, przenoszenia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przysługuje w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych.
8. Spółka, po otrzymaniu zgłoszenia, może w celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody.
9. Wypełniając obowiązek informacyjny wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie, albo osoby, której dane podał sygnalista, jako osoby posiadającej istotne informacje w sprawie będącej przedmiotem zgłoszenia (świadek), Spółka nie jest zobowiązana ujawnić źródła pochodzenia danych (art. 14 ust. 2 lit. f RODO), chyba że zgłaszający nie działał w dobrej wierze (art. 6 ustawy) albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
10. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane bez zbędnej zwłoki. W szczególności nie żądamy ani nie przetwarzamy kategorii danych osobowych, np. informacji o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, przekonaniach religijnych lub ideologicznych, przynależności do związków zawodowych lub orientacji seksualnej.

Jak dokonać zgłoszenia?

1. Wejdź na stronę systemu: https://nhood.integrityline.com/frontpage
2. Możesz wysłać zgłoszenie anonimowo lub imiennie. W tym drugim przypadku odznacz pole „Zgłoszenie anonimowe” i wpisz swoje dane.
3. Wybierz na głównym panelu systemu zielony przycisk „Dodaj nowe zgłoszenie” lub „Submit an Allert”.
4. Wybierz z listy kategorię i typ zgłoszenia. Wypełnij rzetelnie formularz zgłoszenia. Podpowiedzi pomogą w uzupełnieniu pól.
5. Informacje przekazuj, odpowiadając na pytania:

– Co się stało? Jaki był dokładny przebieg zdarzenia? Kiedy to się stało? Gdzie to się stało? Dlaczego to się stało? Kto uczestniczył w zdarzeniu i jaka była jego rola (sprawca, świadek, pokrzywdzony)? W jaki sposób to się stało? Twoje uwagi, sugestie.

PAMIĘTAJ, że im bardziej szczegółowe informacje przekażesz, tym większe są szanse na dokładne i szybkie wyjaśnienie zgłoszenia. Możesz dodać załącznik do zgłoszenia. Po wysłaniu zgłoszenia KONIECZNIE zapisz lub wydrukuj identyfikator („Case ID”) oraz hasło („Case Password”), dzięki którym będziesz miał dostęp do zgłoszenia oraz możliwość anonimowego (jeżeli nie podałeś swoich danych) i bezpiecznego dialogu z osobą przyjmującą zgłoszenie. Utrata identyfikatora lub hasła uniemożliwia sprawdzenie statusu sprawy, otrzymanie informacji zwrotnej, itd.

Jak sprawdzić status swojego zgłoszenia?

1. Wejdź na stronę systemu: https://nhood.integrityline.com/frontpage
2. Wybierz na głównym panelu systemu zielony przycisk „Bezpieczna skrzynka” lub „Secure Inbox”.
3. Wpisz identyfikator i hasło zgłoszenia i kliknij przycisk „Zaloguj się” lub „Log in”.
4. Po uzyskaniu dostępu do Twojego zgłoszenia możesz w każdej chwili:
5. a) odczytać wiadomość od osoby przyjmującej zgłoszenie;
6. b) napisać wiadomość do osoby przyjmującej zgłoszenie;
7. c) dodać nowy lub kolejny załącznik.

Staraj się utrzymywać kontakt z osobą przyjmującą zgłoszenie. Może ona potrzebować od Ciebie dodatkowych informacji niezbędnych do wyjaśnienia zgłoszenia. Zgłoszenia dokonywane anonimowo są zabezpieczone przed wykryciem IP nadawcy, a przekazane dane nie są przechowywane na serwerach wewnętrznych należących do Nhood Services Poland.